Associations : services et démarches

L'espace associations est un site internet dédié aux responsables associatifs.

En se connectant sur https://mesdemarches.caen.fr, les responsables associatifs peuvent :

• Modifier les informations relatives à leur association
• Demander à figurer dans l’annuaire des associations
• Consulter de nombreux documents et informations utiles
• Connaître les rendez-vous proposés par le 1901, Maison des associations
• Remplir en ligne les demandes de subventions à la Ville

Pièces à fournir à l'inscription

Pour créer votre compte en ligne, préparez les documents suivants :

• Copie des statuts
• Liste et coordonnées des membres du bureau.
• Copie du récépissé de la déclaration en préfecture et/ou photocopie de la publication au journal officiel
• Copie de l’attestation d’assurance en responsabilité civile de l'année en cours

Attention : nouvel outil au 1er juillet

Un nouvel outil informatique, l'Espace associations est mis en place à partir du 1er juillet et remplace le compte association actuel. 

Plus facile d'accès, plus clair et plus fiable, il permettra à chaque association de gérer ses demandes et ses informations en toute autonomie. 

• Attention : l'ancien annuaire est supprimé depuis le 1er août et aucune donnée n'a été récupérée. 
• Chaque association doit donc se recréer un compte complet entre le 1er juillet et le 1er septembre sur le nouvel outil. 

En cas de besoin de modification ou d'informations, merci de contacter :

• la webmestre jusqu'au 9 août
• En Juillet, la maison des associations au 02 31 27 11 91, ou mda@caen.fr
• En Août, la mission Vie associative au 02 31 30 44 87, ou vie.asso@caen.fr

L'annuaire des associations

L'annuaire des associations vous permet de faire connaître vos activités auprès du grand public. Partie intégrante de l'annuaire du site de la Ville, il vous donne ainsi la possibilité d'améliorer votre visibilité.

Dans la page dédiée à votre association, les internautes trouveront :

• vos coordonnées
• votre(vos) localisation(s) si vous recevez du public
• la description de vos missions
• la liste de vos activités et/ou de vos permanences

Comment inscrire mon association dans l'annuaire ?

1. Si vous n'avez pas encore de compte, préparer les scans ou photos des documents nécessaires à votre inscription : statuts, déclaration en préfecture, publication au journal officiel, attestation d’assurance responsabilité civile, date de la dernière assemblée générale.
2. Connectez-vous sur www.mesdemarches.caen.fr et ajoutez votre association à votre profil
3. Une fois votre association créée et validée par le 1901, cliquez sur le formulaire "Publier les permanences et activités dans l'annuaire de caen.fr"
4. Remplissez les informations demandées
5. Vous verrez apparaitre votre association sur caen.fr le lendemain de votre saisie ! 

Les informations sont mises à jour une fois par jour sur le site de la Ville. Si vous modifiez vos informations depuis le compte association, vous pourrez vérifier le lendemain qu'elles remontent correctement dans l'annuaire.

Conseils et astuces pour remplir votre fiche

Objet et description :

Pensez à vos lecteurs ! Le texte de présentation de votre association ("Objet et description") doit être simple, court et précis (pas plus de 5 lignes). Pensez à utiliser des mots-clés qui aideront le grand public à vous retrouver dans un moteur de recherche.

Adresse :

Indiquez l'adresse qu'il vous semble pertinent de communiquer au grand public, siège social ou adresse postale.

Domaine(s) d'activité(s) :

• Vous pouvez cocher 5 domaines maximum
• Si votre association donne des cours ou des ateliers, cochez la case "Activités de loisirs". Cela vous facilitera la recherche pour les internautes.

Tableaux "Permanences" et "Activités"

• Si vous avez de très nombreuses activités (club multi-sports par exemple), et un site internet qui détaille déjà l'ensemble de ces activités, vous pouvez indiquer dans votre description les noms de ces activités et renvoyer vers votre site plutôt que de remplir de façon exhaustive le tableau dédié aux activités.
• La colonne "Lieu" est reliée à un outil qui géolocalise votre activité sur une carte. vous devez donc indiquer l'adresse précise (et pas par exemple "Maison de quartier Venoix", qui n'est pas une adresse)
• La case "adresse principale", qui ne peut être cochée qu’une seule fois, sera utilisée pour géolocaliser votre association sur une carte, dans la liste des autres associations. Il s'agit de votre lieu principal d'activité ou de permanence.
• Lorsque vous avez rempli une ligne, vous devez cliquer sur le bouton "créer" pour valider cette ligne.

Un problème ? une question ?

Contactez la webmestre, par téléphone au 02 31 30 46 10 ou par courriel.

Les salles du 1901, Maison des associations et les maisons et salles de quartier de la Ville de Caen sont ouvertes aux associations loi 1901, ayant un objet d’intérêt général et justifiant d’un intérêt local, domiciliées ou exerçant principalement leurs activités à Caen.

Pour quels usages ?

• Activités régulières (ateliers et cours uniquement dans les maisons de quartiers)
• Événements ou réunions

Comment réserver ?

Toute demande de salle doit être précédée d'une inscription sur l'espace associations. Pour toute première demande d'une salle de la Maison des Associations, prendre contact au préalable.

Une fois le dossier complet et après acceptation du règlement lors de l’inscription, l'association peut bénéficier du service de prêt de salles.

La réservation de salle peut se faire :

• Par téléphone, par mail ou directement dans les services référents pour les salles de quartiers et les équipements culturels. 

À noter !

• Pour les maisons de quartiers, toute réservation effectuée par téléphone ou sur place doit être confirmée par l’association par courriel pour être validée.
• Aucune salle ne sera prêtée à une association dont le dossier ne serait pas à jour.

Les associations caennaises peuvent demander leur domiciliation au 1901, Maison des associations pour :

• domicilier leur siège social
• et/ou bénéficier d'une boîte aux lettres (dans la limite du matériel disponible)

Modalités de la demande

• L'association demandeuse doit être inscrite à la Maison des association, en créant son compte via l'espace association.
• Pour les associations en cours de création, qui ne disposent pas encore d'un compte association, la demande doit être faite par courriel, en joignant la copie des statuts et la liste des membres du bureau.
• Une réponse est apportée dans un délai d'environ un mois, par écrit au demandeur, après examen du dossier et un éventuel entretien préalable.
• Les associations sont tenues d'informer de toutes modifications statutaires et de transmettre les documents relatifs à ces modifications, notamment en cas de transfert du siège.

Comment récupérer son courrier ?

La Maison des associations reçoit et trie le courrier des associations, lesquelles peuvent passer le prendre dans leur boîte aux lettres, aux heures d'ouverture administrative.

À noter : la Maison des associations ne réexpédie pas le courrier et ne réceptionne pas les courriers recommandés, ni les colis. Dans ce dernier cas, le facteur laisse un avis de passage dans la boîte aux lettres de l’association qui devra récupérer son courrier au bureau de poste indiqué.

Les subventions accordées par la Ville de Caen aux associations peuvent être de natures différentes :

• subvention de fonctionnement, pour couvrir les charges courantes de fonctionnement de l'association.
• subvention de projet, pour financer une action ou un projet spécifique.
• subvention d'investissement, financement de biens d'équipement de l'association (matériel de bureau, mobilier...).

La Maison des associations propose plusieurs outils pour accompagner les associations dans :

• leur projet (informations, conseil, aide au projet, accompagnement),
• la vie statutaire et juridique de leur association,
• aide à la création des dossiers de subventions,
• la recherche et la mobilisation de ressources financières.

Accompagnement individualisé

Des rendez-vous d’accompagnement sont organisés pour répondre aux questions des administrateurs ou futurs créateurs d’associations et les guider dans les démarches.

Prise de rendez-vous par téléphone au 02 31 27 98 75, ou par courriel.

Réunions d’informations

Chaque trimestre, la Maison des associations propose des temps d’échanges, de formation et d’information sur les différentes problématiques associatives.

Consultez le programme :

• directement auprès du 1901, Maison des associations
• en ligne sur l'espace association (rubrique Accompagnement et formations)

Fiches ressources

De nombreuses fiches pratiques sont accessibles sur l'espace associations (rubrique Fiches pratiques)

Si votre événement a lieu à Caen, qu'il est ouvert à tous (c'est-à-dire pas seulement réservé à vos adhérents), vous pouvez suggérer sa publication dans l'agenda en ligne, au moins 10 jours avant le début de l'événement.

Localisez les panneaux d'affichage libre mis à votre disposition dans les différents quartiers de Caen.